갈수록 입찰 경쟁은 치열해지고 있습니다. 공공 사업이 많고 대기업 비중이 큰 우리나라 특성상 사업 분야를 막론하고 입찰 경쟁은 반드시 부딪히게 되는 관문입니다.
입찰에 참여하다보면 탈락이라는 고배를 마시게 될 수도 있겠죠. 그러나 규모가 작은 기업이나 신생 기업은 구체적인 탈락 원인을 알아내고 개선하기 어려운 것이 현실입니다.
입찰제안서, 다음 7가지에 집중해보세요.
그래서, 비즈니스 프레젠테이션 전문 팀피피티가 국내외 전문가들이 공통적으로 말하는 입찰제안서 잘 만드는 방법 7가지를 정리해보았습니다. 과거 입찰 실패 경험이 있다면 아래 내용을 통해 요인과 개선점을 찾아보세요. 그리고 다가오는 입찰에서 반드시 승리하시기를 기원합니다.
1. 담당자의 숨은 니즈를 파악하세요.
제안요청서(RFP)에 숨어있는 조직과 담당자의 맥락 파악
제안요청서(RFP)에 제시된 요구사항에만 충실한 제안서를 만들었나요? 당신은 너무 순진했을지도 모릅니다.
모든 조직에는 대외적으로 밝히지 못하는 사정이 있기 마련입니다. 조달 프로젝트 역시 마찬가지입니다. RFP에 공식적으로 기재하지는 못하는 그 조직과 담당자들의 숨은 니즈가 있기 마련이죠.
의사결정권자의 주관적인 선호, 기존의 경력과 경험, 담당자들의 편견, 해당 조직 내부의 사정, 업계의 특성 등 문서 상으로 드러나지 않는 부분이 때로는 더 중요합니다. RFP는 빙산의 일각일 수 있습니다.
입찰제안서를 처음 기획하는 단계에서 철저히 ‘상대방의 관점’에서 생각해봐야 합니다. 입찰을 따내야한다는 생각에 몰입한 우리 스스로에게서 한 발짝 물러서서, 프로젝트를 총괄하는 상대방의 입장과 맥락을 곰곰이 살펴보세요.
2. 요구 사항을 충실히 이행했나요?
나라장터 등 공공입찰일수록 제안요청서(RFP) 철저하게 준수
수주를 맡기는 담당자들은 “입찰을 받아보면 생각보다 RFP의 요구사항을 따르지 않는 제안서가 많다”고 입을 모읍니다. 그 이유는 입찰에 참여하는 회사가 스스로 갖고 있는 경력과 이에 대한 자신감에 있습니다. 경쟁사들도 나름대로 전문성과 성공 경험을 갖고 있고, 비슷한 프로젝트를 기존에 성공적으로 수행했던 경우도 많죠.
이를 강조하다보면 기존의 내용을 답습하게 되면서 RFP와 괴리가 생길 수 있습니다. 공공기관 담당자들은 RFP에 명확히 제시된 요구사항을 철저히 지켜주기를 기대하므로, 공공 입찰에서는 무엇보다 RFP를 분석하고 준수하는 것이 중요합니다.
3. 우리 회사만의 핵심 가치와 특징을 명확하게 제시 하세요.
경쟁사와 차별화 된 전략, 성공사례를 강조하는 USP가 필요
제안서를 받아보는 상대방은 “왜 이 업체를 선택해야 하는가?”에 대한 답을 우리가 명확하게 제시해주기를 원합니다. 담당자가 고민할 거리를 줄여주고 상부에 명쾌하게 보고할 수 있도록 도와주기 위해서, 우리 스스로의 USP(Unique Selling Proposition)를 명료하게 정리해서 제안서에 잘 강조되도록 담아야 합니다.
이를 위해서는 입찰에 참여하는 경쟁사를 파악하고, 경쟁사들의 주요 전략과 이전 성공 사례를 면밀하게 분석하는 것이 필요합니다. 우리는 경쟁사와 차별화되는 USP를 뾰족하게 집어낼 수 있어야 합니다.
💡USP(Unique Selling Proposition)란?
우리 제품 또는 서비스가 경쟁사와 차별화되는 핵심 가치나 특징을 의미합니다. USP는 고객이 왜 특정 제품을 선택해야 하는지를 명확하게 보여주는 요소로, USP를 잘 드러내려면 제품의 독특한 장점, 고객에게 제공하는 특별한 혜택, 혹은 시장에서 차별화되는 강점 등을 뾰족하게 정의해야 합니다. 또한 USP를 가장 효과적으로 강조할 최적의 표현 및 커뮤니케이션 방안을 찾아야 합니다.
4. 프로젝트 관리 능력을 충분히 어필했나요?
풍부한 경험을 강조하며 리스크 관리 계획까지 준비하는 것이 중요
입찰 제안에서는 프로젝트 자체의 수행 방법만큼이나 프로젝트 관리 능력을 어필하는 것도 중요합니다. 공공기관이나 대기업 담당자들은 프로젝트 도중에 리스크가 생길 가능성을 극도로 경계하는 경향이 있습니다. 경험이 많은 의사결정권자들은 돌발 변수가 피할 수 없는 요소임을 경험으로 알고 있으며, 예상치 못한 상황을 대비하고 관리하는 능력을 중요하게 여깁니다.
따라서 우리는 프로젝트 관리 체계, 리스크 관리 계획, 이전의 경험 등을 보여주어서 신뢰도를 높여야 합니다. 또한 프로젝트를 수행하면서 담당 기관과 커뮤니케이션은 어떻게 할 예정인지, 얼마나 주기적으로 보고하고 피드백을 구할 것인지 등 커뮤니케이션 전략도 담는 것이 좋습니다.
5. 예산 및 타임라인 산정의 근거를 밝히자.
입찰제안서에 반드시 드러나야하는 정직성과 진솔함
경쟁에서 이기기 위해 비용을 최대한 절감하는 방안을 제시하는 것은 중요합니다. 예산과 시간은 가장 대표적인 비용이며, 이를 제안자들도 중요하게 여깁니다.
그러나 경쟁사보다 예산을 줄이고 마감을 앞당기겠다고 어필하려면 더욱 치밀한 근거가 필요합니다.
우리는 반드시 비용을 어떻게 줄일 수 있는지 구체적인 숫자와 산출 근거를 제공해야 합니다. 기간을 줄일 수 있는 이유가 무엇이며, 그로 인한 또 다른 변수는 무엇이 있고 관리 가능한지도 제시해야 합니다. 큰 프로젝트를 여러 번 수행해본 경험 많은 의사결정권자들은 입찰제안서의 ‘정직성’과 ‘진솔함’을 많이 본다고 귀띔했습니다.
6. 프레젠테이션 디자인 ‘템플릿’을 사용하지 마세요.
템플릿 양식, 제안 대상자 맞춤형 스토리라인 구성 불가
탈락의 원인이 입찰제안서 디자인에 있는 경우도 많습니다. 입찰 경쟁에서는 내용만큼이나 PPT 디자인도 중요하죠. 이 때문에 유료 또는 무료 템플릿을 사용해 PPT를 제작하는 경우가 많은데, 이는 담당자들이 부정적으로 보는 요소입니다.
경쟁 PT에서 승리하려면 내용과 디자인이 일치되는 발표 자료로 시선을 사로잡고 집중시켜야 합니다. 또한 발표 대상과 장소 등 현장 상황을 고려하는 디자인도 중요합니다.
그런데 템플릿 양식을 쓰게 되면 제안 대상자에게 맞춤형으로 디자인을 하고 스토리라인을 구성하는 것이 어려워집니다. 또한 대부분의 템플릿은 스토리라인이 규격화되어 있기 때문에, 우리 고유의 차별점도 잘 드러나지 않게 됩니다.
7. 사내 검토 만으로는 부족합니다.
객관적인 시선에서 제안서의 완성도를 높이는 작업 필요
입찰제안서 제작의 핵심은 ‘객관성’입니다. 제안서를 받아보는 사람 입장에서 생각해보고, 객관적인 시선에서 제안서를 제작하면서 리뷰하는 절차가 반드시 필요합니다.
우리 회사나 팀의 내부 인력만으로 제안서를 제작하면 철저히 객관적인 시선으로 제안서를 제작하고 마감하기가 어렵습니다. 우리 스스로의 강점과 경력에 매몰될 가능성이 있고, 제안서 제작 및 마감 단계에서 미세 조정을 거듭하다가 오히려 완성도를 떨어트리는 경우도 많습니다.
입찰은 우리 회사 또는 부서의 연간 매출에서 큰 비중을 차지하는 경우가 대부분입니다. 이렇게 중요한 프로젝트인 만큼, 제안서 기획과 제작에 풍부한 경력을 가진 외부 전문가의 도움을 받는 것이 좋습니다.
입찰제안서, 반드시 ‘전략적인’ 시선이 필요합니다.
외부 전문가에게 제작을 의뢰할 경우, 디자인만 하는 게 아니라 프로젝트를 전략적으로 분석하고 기획하는 작업까지 맡길 수 있는 파트너를 찾는 것이 좋습니다.
특히 입찰 공고의 경우 급박하게 나오는 경우가 많은 만큼, 마치 한 팀처럼 찰싹 붙어서 재빠르게 사안을 파악하고 최적의 맞춤형 디자인을 만들어주는 ‘전략가형’ 외주팀을 찾으셔야 합니다.
팀피피티의 맞춤형 프레젠테이션 노하우와 함께하세요.
팀피피티는 고객사의 비즈니스를 철저히 리서치하고 스터디한 다음, 최고의 임팩트를 낼 수 있는 스토리라인으로 발표 자료를 제작합니다. 이는 팀피피티가 기업 전략 파트에서 수많은 비즈니스 프레젠테이션을 도맡았던 인원들로 구성되어 있기 때문에 가능합니다.
기업 입찰팀의 팀원이 되어 입찰제안서 성공 서포트
입찰 전문팀이 있으신 경우 담당자분들께서 입찰의 본질에 집중하실 수 있도록 디자인 등 필요한 부분을 빠르게 서포트해드리며, 입찰팀이 없으신 경우에는 제안서 기획부터 디자인까지 전체 과정을 도와드립니다. 여기에 제안요청서(RFP) 분석 솔루션을 통한 RFP 핵심 파악으로 성공적인 입찰제안서 제작을 함께합니다.
2024 파리올림픽 D-100 행사를 포함하여 대기업, 공공기관, 스타트업 등 창업 3년 만에 300여개의 프로젝트를 성공적으로 수행하고 있는 팀피피티에게 입찰제안서 제작을 맡겨보세요.
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